[Absender: Name und Anschrift]
[An den Vertragspartner: Firma und Anschrift]
[Ort, Datum]

Betreff: Gewährleistung – Aufforderung zur Verbesserung der Wärmepumpeninstallation [Objekt / Auftragsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie haben aufgrund unseres Vertrags vom [Datum] die Arbeiten [Leistungsumfang] an der Anlage in [Objektadresse] ausgeführt. Die Übergabe erfolgte am [Datum / noch nicht erfolgt].

Ich beanstande folgende Mängel und mache dafür Gewährleistung geltend:

1. [Bauteil / genaue Stelle, beobachteter Zustand, Datum der Feststellung; Foto-Nr.]
2. [Weiterer Punkt, soweit vorhanden]

Die vereinbarte Ausführung ergibt sich aus [Vertrag / Angebot / Position].
[Falls zutreffend: Der Mangel wurde bereits am ... gemeldet. Nach Ihrem Verbesserungstermin am ... besteht weiterhin: ...]

Ich fordere Sie auf, die genannten Mängel bis spätestens [konkretes Datum; für den Einzelfall angemessene Frist] fachgerecht und ohne zusätzliche Kosten für mich zu verbessern beziehungsweise die geschuldete fehlende Leistung zu erbringen.

Bitte bestätigen Sie den Eingang und stimmen Sie Zugang und Ausführungstermin mit mir ab. Für eine Besichtigung schlage ich [Terminoptionen] vor. Wenn Sie einen Punkt für vertragsgerecht halten, bitte ich um eine nachvollziehbare Begründung.

Meine weiteren Rechte bleiben vorbehalten. Nach ergebnislosem Ablauf der angemessenen Frist werde ich die weiteren Ansprüche und Schritte prüfen lassen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Beilagen: [Fotos, Vertragsauszug, Übergabeprotokoll, bisherige Korrespondenz]