[Absender: Name und Anschrift]
[An den Vertragspartner: Firma und Anschrift]
[Ort, Datum]

Betreff: Mängelanzeige und Aufforderung zur Beseitigung – Wärmepumpenanlage [Objekt / Auftragsnummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

bei den von Ihnen ausgeführten Arbeiten an der Wärmepumpenanlage in [Objektadresse], beauftragt am [Datum], habe ich folgende Abweichungen festgestellt:

1. [Bauteil / genaue Stelle, beobachteter Zustand, Datum; Foto-Nr.]
2. [Weiterer Punkt, soweit vorhanden]

Die vereinbarte Leistung ergibt sich aus [Angebot / Vertrag / Position].
[Falls zutreffend: Der Punkt wurde bereits am ... angezeigt. Nach Ihrem Termin am ... besteht folgender Zustand weiterhin: ...]

Ich fordere Sie auf, die genannten Mängel bis spätestens zum [konkretes Datum; angemessene Frist für den Einzelfall] fachgerecht und ohne zusätzliche Kosten für mich zu beseitigen.

Bitte stimmen Sie den erforderlichen Zugang und einen Ausführungstermin rechtzeitig mit mir ab. Für eine Besichtigung schlage ich [Terminoptionen] vor. Bitte teilen Sie mir schriftlich mit, welche Maßnahmen Sie vorsehen. Wenn Sie einen Punkt für vertragsgerecht halten, bitte ich um eine nachvollziehbare technische und vertragliche Begründung.

Meine Rechte wegen der bezeichneten Mängel bleiben vorbehalten. Nach ergebnislosem Ablauf der Frist werde ich die weiteren rechtlichen Schritte prüfen lassen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Anlagen: [Fotos mit Datum, Auszug aus Auftrag, Protokoll, bisherige Korrespondenz]