[Absender: Name und Anschrift]
[An den Vertragspartner: Firma und Anschrift]
[Ort, Datum]

Betreff: Mängelrüge und Aufforderung zur Nachbesserung – Wärmepumpenanlage [Objekt / Auftrag]

Sehr geehrte Damen und Herren

Mit Bezug auf unseren Vertrag vom [Datum] über [Leistungsumfang] rüge ich folgende Mängel an der Anlage in [Objektadresse]:

1. [Bauteil / genaue Lage, konkreter Zustand und Abweichung von der vereinbarten Leistung; Foto-Nr.]
2. [Weiterer Punkt, soweit vorhanden]

Festgestellt am: [Datum]. Ablieferung beziehungsweise Abnahme: [Datum / noch nicht erfolgt].
[Falls zutreffend: Diesen Punkt habe ich bereits am ... gerügt. Nach Ihrem Termin am ... besteht weiterhin: ...]

Ich halte Sie für diese Mängel im Rahmen Ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten verantwortlich und verlange deren fachgerechte, unentgeltliche Nachbesserung bis zum [konkretes Datum; angemessene Frist für diese Arbeiten].

Bitte bestätigen Sie den Eingang und stimmen Sie Zugang und Ausführungstermin rechtzeitig mit mir ab. Für eine Besichtigung schlage ich [Terminoptionen] vor. Falls Sie einen Punkt für vertragsgerecht halten, bitte ich um eine nachvollziehbare technische und vertragliche Begründung.

Meine weiteren Rechte wegen der gerügten Mängel bleiben vorbehalten. Nach ergebnislosem Ablauf der Frist werde ich das weitere Vorgehen prüfen lassen.

Freundliche Grüsse
[Name]

Beilagen: [Fotos mit Datum, Offerte / Vertrag, Protokolle, bisherige Korrespondenz]