Wartungsplaner: Ein Jahr Termine und ein sauber geführter Servicepass

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Welche Frage dieser Planer beantwortet

Nach der Übergabe beginnt der Betrieb über viele Jahre. Dazu gehören einfache Beobachtungen, Fachwartung, Optimierung und eine verständliche Dokumentation. Der Wartungsplaner ordnet diese Aufgaben anhand weniger Eingaben und führt eine lokale Servicehistorie. Er erkennt keine ausgeführten Arbeiten und prüft nicht, ob ein Hersteller eine bestimmte Wartung verlangt.

Die allgemeinen Kosten- und Übergabefragen sind in den verlinkten Grundlagen behandelt. Dieser Beitrag konzentriert sich auf das konkrete Werkzeug: Woher kommen seine Datumswerte, was ändert ein Eintrag und welche Informationen sollten Sie anschließend sichern? Unser gesamtes Anlagenprofil und sämtliche Termine oder Befunde sind Modellannahmen, kein dokumentiertes Kundenprojekt.

Als fachliche Grundlage verweist der Bundesverband Wärmepumpe auf herstellerbezogene Wartungszyklen und Garantiebedingungen. Der Online-Planer ersetzt deshalb nicht die Wartungsanleitung. WPSM beschreibt daneben eine besondere Schweizer Nachkontrolle. Ein frei gewählter Zahlenwert im Werkzeug bestätigt weder eine Wartungspflicht noch die Einhaltung eines Qualitätsverfahrens.

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Unser Anlagenprofil vollständig einrichten

Für den Beispielstand öffnen wir die Seite am 4. November 2026. Die folgenden Tagesabstände beziehen sich ausschließlich auf dieses Datum. Als Planjahr betrachten wir den Zeitraum bis 3. November 2027; eine bereits überfällige Aufgabe führen wir zusätzlich mit. Wenn Sie die Seite an einem anderen Tag öffnen, verändern sich die zeitabhängigen Anzeigen.

Wir wählen Deutschland und Luft/Wasser. Die angenommene Inbetriebnahme ist der 15. Oktober 2025, die letzte Fachwartung ebenfalls der 15. Oktober 2025. Das eingetragene Herstellerintervall beträgt zwei Jahre. Es ist hier eine Rechenannahme und keine Behauptung über einen bestimmten Hersteller. Für die eigene Anlage übernehmen Sie den passenden Umfang und Rhythmus aus ihren Unterlagen.

Hersteller, Modell und Seriennummer dienen der Zuordnung im Servicepass. Tragen Sie echte Angaben nur für Ihre eigene Anlage ein. Das Feld „Garantie bis“ wird angezeigt, erzeugt aber keine eigene Kalenderaufgabe. Auch ein ausgefüllter Herstellername wählt keinen automatischen Wartungsplan dieses Unternehmens aus.

Das Intervall lässt sich von einem bis fünf Jahren einstellen. Ein leeres Feld „Letzte Fachwartung“ führt dazu, dass die Rechnung ersatzweise auf der Inbetriebnahme beruht. Die Länderwahl beeinflusst die Währungsbeschriftung EUR beziehungsweise CHF und die WPSM-Option. Bereits eingetragene Kosten werden dabei nicht über einen Wechselkurs umgerechnet.

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So entstehen die fünf Termine

Die erste Nachkontrolle wird im Programm genau ein Kalenderjahr nach der Inbetriebnahme angesetzt: 15.10.2025 plus ein Jahr ergibt 15.10.2026. Zwischen diesem Datum und unserem Beispielstand 04.11.2026 liegen 20 Tage. Weil die Aufgabe noch offen ist, lautet ihr Status „20 Tage überfällig“. Dieser Rechentermin ist keine Aussage darüber, wann Ihr Fachbetrieb tatsächlich Zeit hat.

Die Fachwartung nutzt dagegen die letzte Fachwartung und das eingetragene Intervall: 15.10.2025 plus zwei Jahre ergibt 15.10.2027. Die erste Nachkontrolle und die wiederkehrende Fachwartung sind damit zwei getrennte Aufgaben. Ein Eintrag bei der einen erledigt nicht automatisch die andere.

Für die saisonale Sichtung verwendet das Werkzeug den nächsten 15. September, für die Jahresbilanz den nächsten 31. März. Beide Daten liegen am Beispieltag bereits im Folgejahr. Die Protokollierung der Betriebswerte liegt einen Kalendermonat nach dem Öffnungsdatum, hier am 04.12.2026. Der Planer zählt also keinen festen 30-Tage-Rhythmus; nur in unserem Fall ergibt der Monatsabstand 30 Tage.

Die Aufgaben werden nach Datum sortiert. Die Kennzahl „Überfällig“ zählt offene Termine vor dem Bezugstag, „60 Tage“ offene Termine von heute bis einschließlich 60 Tage später. Unser Ausgangsfall ergibt eine überfällige Aufgabe und eine bald fällige Aufgabe. Die übrigen drei sind als „Geplant“ markiert.

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Intervall, Wärmequelle und WPSM gezielt vergleichen

Ändern wir bei identischem Profil nur das Herstellerintervall, verschiebt sich ausschließlich die Fachwartung. Ein Jahr führt zum 15.10.2026, zwei Jahre zum 15.10.2027, drei Jahre zum 15.10.2028. Wählen Sie nicht einfach die Variante mit dem bequemsten Datum. Die Auswahl muss zur Anlage passen.

Die Systemart verändert eine weitere Aufgabe. Bei Luft/Wasser ist eine äußere Sichtung von Gerät und Kondensatweg vorgesehen. Bei Sole/Wasser heißt sie „Solekreis und Anlagendruck prüfen lassen“, bei Wasser/Wasser „Brunnenkreis und Wasserqualität prüfen lassen“. Beide sind dem Fachbetrieb zugeordnet. Der saisonale Rechenanker bleibt in dieser Version trotzdem der nächste 15. September.

In der Schweiz fügt die Kombination aus Länderwahl CH und aktivierter WPSM-Option eine sechste Aufgabe hinzu. Für die angenommene Inbetriebnahme 15.10.2025 berechnet das Programm drei Kalenderjahre weiter, also 15.10.2028. WPSM beschreibt die obligatorische Nachkontrolle durch Hersteller beziehungsweise Lieferant spätestens bis Ende des dritten Betriebsjahres. Den verbindlichen Ablauf stimmen Sie anhand der Anlagenunterlagen ab; der berechnete Tag ist kein automatisch gebuchter Termin.

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Eine ausgeführte Arbeit richtig eintragen

Nehmen wir an, der zuständige Fachbetrieb erledigt am 04.11.2026 eine Wartung und bespricht dabei die ausstehende erste Nachkontrolle. Auch diese Arbeit ist nur ein Modellablauf. Unter „Arbeit oder Messwert eintragen“ wählen wir das tatsächliche Arbeitsdatum, die Art „Wartung“, die zuständige Person oder Firma und einen verständlichen Befund.

Kontrollieren Sie das Datumsfeld ausdrücklich: Der neue Entwurf startet in der aktuellen Version mit einem festen Beispieldatum, nicht automatisch mit dem heutigen Datum. Nach dem Speichern bleibt das zuletzt gewählte Datum im nächsten Entwurf stehen. Für jeden weiteren Eintrag muss es daher erneut stimmen.

Nach „Im Servicepass speichern“ erscheint der Eintrag in der Historie, neueste Daten zuerst. Bei der Art „Wartung“ übernimmt das Werkzeug dieses Datum zugleich als letzte Fachwartung. Mit zwei Jahren Intervall wird die nächste Herstellerwartung nun auf den 04.11.2028 berechnet. Ein Eintrag „Nachkontrolle“, „Optimierung“, „Reparatur“ oder „Anlagenpflege“ löst diese Aktualisierung nicht aus.

Kosten, JAZ, Heizstabanteil, Starts und Laufzeit sind frei eingegebene Dokumentationsfelder. Sie werden hier nicht berechnet oder auf Plausibilität geprüft. Eine eingetragene JAZ ist deshalb kein vom Planer bestätigtes Messergebnis. Ergänzen Sie in der Notiz den betrachteten Zeitraum, den Befund, geänderte Einstellungen und den Verweis auf das eigentliche Serviceprotokoll.

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Ein Erledigt-Haken ist noch kein Serviceeintrag

Der Haken an einer Aufgabe und die Historie sind getrennte Funktionen. Markieren Sie die erste Nachkontrolle nach überprüfter Durchführung als erledigt, speichert die Aufgabe ein Erledigungsdatum. Dadurch fällt sie aus den offenen und überfälligen Aufgaben heraus. Es entsteht aber kein Serviceeintrag, und die letzte Fachwartung verändert sich nicht.

Umgekehrt setzt eine gespeicherte Wartung keinen Aufgabenhaken automatisch. Prüfen Sie nach der Dokumentation, welche Aufgaben tatsächlich erledigt sind. Die Markierung verwendet den Bezugstag der geöffneten Sitzung; für eine früher ausgeführte Arbeit gehört das tatsächliche Datum zusätzlich in die Historie.

Die Erledigt-Markierungen bleiben an festen Aufgaben hängen. Ein neu berechnetes Datum oder ein neues Kalenderjahr setzt sie nicht automatisch zurück. Prüfen Sie wiederkehrende Aufgaben deshalb erneut und öffnen Sie sie bei Bedarf durch einen weiteren Klick. Auch das Löschen eines alten Wartungseintrags setzt das Profilfeld „Letzte Fachwartung“ nicht zurück. Korrigieren Sie dieses Feld bei einer Fehleingabe bewusst.

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Was das Planjahr leisten kann und was offenbleibt

Der Kalender ist eine geordnete Vorschlagsliste mit wenigen festen Aufgaben. Er legt keine zwölf einzelnen Monatsmessungen an und sendet weder E-Mails noch Push-Erinnerungen. Wenn Sie die Seite später neu öffnen, berechnet sich der nächste Monats- und Saisontermin aus dem dann gültigen Datum. Bereits vergangene saisonale Termine werden dadurch nicht zu einem vollständigen Rückstandsarchiv.

Das sieht man im Beispiel besonders gut: Am 4. November verweist die Außenkontrolle auf September 2027. Daraus folgt nicht, dass eine notwendige Kontrolle im aktuellen Herbst entfallen darf. Stellen Sie den tatsächlichen Bedarf anhand von Zustand, Aufstellort und Herstellerunterlagen fest. Die erste Nachkontrolle bleibt dagegen an der Inbetriebnahme verankert und wird hier als überfällig sichtbar.

Der Bezugstag wird beim Öffnen festgelegt. Laden Sie die Seite bei einem Datumswechsel neu und prüfen Sie die Anzeigen erneut. Ungültige oder leere Datumswerte sind keine belastbare Planungsgrundlage. Verwenden Sie vollständige, aus den Unterlagen übernommene Daten.

Selbst prüfen bedeutet im Planer beobachten und protokollieren. Gehäuse, elektrische Bauteile und Kältekreis bleiben geschlossen. Die fachliche Beurteilung von Sicherheit, Wärmequelle und erforderlichen Kontrollen gehört zum Fachbetrieb. Der Planer entscheidet keine Rechts-, Garantie- oder Wartungspflichten.

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Den Servicepass sichern und weiterführen

Profil, Historie und Erledigungen liegen im lokalen Speicher dieses Browsers auf diesem Gerät. Ein anderes Smartphone oder ein anderer Browser sieht sie nicht automatisch. Gelöschte Browserdaten, privater Modus oder blockierter Speicher können die dauerhafte Verfügbarkeit verhindern. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Eintrag nach erneutem Öffnen vorhanden ist.

Über „Servicepass als PDF“ öffnen Sie den Druckdialog des Browsers und können eine PDF-Datei speichern. Kontrollieren Sie die Druckvorschau und legen Sie wichtige Serviceprotokolle daneben ab. Das PDF ist eine Sicherung zur Ansicht; das Werkzeug bietet keinen PDF-Import zur Wiederherstellung des lokalen Servicepasses.

Beginnen Sie mit dem echten Anlagenprofil, klären Sie den überfälligen Termin und dokumentieren Sie anschließend jede ausgeführte Arbeit mit Datum und Kontext. Im Modell verschiebt eine eingetragene Wartung den nächsten Wartungstermin auf November 2028. Ob das für Ihre Anlage fachlich passt, entscheidet ihr Herstellerplan – der Servicepass macht diese Grundlage und den Verlauf nachvollziehbar.

Rechnerlogik und Quellen geprüft am 04.11.2026. Das Profil, alle Befunde und der Serviceablauf sind Modellannahmen. Relative Tagesanzeigen gelten ausschließlich für den festgelegten Beispielstand 04.11.2026.

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